Trattamento dei dati e gestione dei rapporti di lavoro attraverso gli strumenti di AI

Il quadro normativo

Anzitutto è bene precisare che, a mente di quanto disposto dall’Allegato III dell’AI Act, sono classificati come “sistemi ad alto rischio” quelli utilizzati per decisioni in ambito lavorativo.

Ciò determina una serie di obblighi e di restrizioni significative per i “sistemi AI” utilizzati, i quali devono sottostare a prescrizioni particolarmente rigorose: prima tra tutte, e per quel che qui più interessa, la presenza di una supervisione umana a fini di controllo e monitoraggio del sistema.

Un articolo chiave in materia, poi, è l’art. 1-bis del D.Lgs. n. 152/1997, il quale prevede l’obbligo per il datore di lavoro di “informare il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori”.

Altra norma importante è l’art. 22 GDPR, a mente del quale “l’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona”.

Sul punto ha avuto modo di pronunciarsi il Tribunale di Palermo, Sent. 20.06.2023, il quale ha precisato che l’art. 1-bis D.Lgs. n. 152/1997 e l’art. 22 GDPR vanno posti in correlazione tra loro e, per l’effetto, gli unici sistemi leciti sono quelli in cui è possibile il controllo umano sulla decisione automatizzata.

Per tale ragione non potrà mai parlarsi di decisione “interamente automatizzata”: poiché sarà il datore di lavoro che, pur forte dell’indicazione fornitagli dal c.d. algoritmo, assumerà la determinazione finale (e ne risponderà a valle).

In particolare la Dottrina (cfr. M. Biasi, Trasparenza e sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati in Giur. It., luglio 2024) precisa che:

1. nel caso in cui la decisione non sia soggetta ad obblighi motivazionali, se il datore di lavoro intende avvalersi di un ausilio algoritmico sarà tenuto a fornire al lavoratore, ai sensi dell’art. 1-bis Lgs. n. 152/1997, l’informazione specifica circa la modalità di funzionamento del software utilizzato per la decisione;
2. nel caso in cui la decisione sia soggetta ad obbligo motivazionale, il datore di lavoro non potrà limitarsi a rinviare alla decisione suggerita dall’algoritmo ma dovrà fornire indicazioni sia sul software utilizzato, sia sulle ragioni a sostegno della decisione finale.

Gli obblighi per il datore di lavoro

Da quanto sopra esposto emerge che il datore, nel corso di tutto il rapporto lavorativo, non potrà mai assumere decisioni automatizzate prive di qualsivoglia controllo umano.

Egli sarà tenuto a precisi obblighi non solo di supervisione sui processi automatizzati, ma anche di informativa nei confronti dei propri dipendenti.

In particolare è prevista:

• un’informativa trasparente sull’uso dell’AI e dei dati raccolti (artt. 13-14 GDPR, art. 1-bis Lgs. 152/1997). In particolare il datore dovrà informare il lavoratore circa l’effettivo utilizzo di sistemi decisionali automatizzati, e ciò sia all’inizio dell’attività lavorativa, sia in corrispondenza di ogni variazione che possa incidere sulle condizioni di svolgimento del lavoro (co. 5 art. 1-bis);

• la raccolta dei dati personali solo se strettamente necessari (c.d. “minimizzazione” dei dati ai sensi dell’art. 5 GDPR);
• un’informativa adeguata anche dei meccanismi di contestazione (art. 22, co. 3, GDPR).

I dati raccolti dal datore di lavoro andranno comunque sempre trattati nel rispetto del GDPR.

Le informazioni, dunque, dovranno sempre essere fornite in modo trasparente e in formato strutturato.

Conclusioni

L’interazione tra AI Act e GDPR richiede un approccio proattivo, con conforme adeguamento delle policy aziendali.

È necessario quindi bilanciare l’efficienza tecnologica con i diritti fondamentali dei lavoratori, attraverso un modello di controllo umano che preservi la componente etico-valutativa nelle decisioni lavorative.